Hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

11 tháng 6, 2024 by
Hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Phạm Bá Thuần

Mục lục:
1. Phần mềm ERP là gì?
2. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng ERP?
3. Những lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
4. Những lợi ích của ERP đối với phòng ban trong doanh nghiệp
5. Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp ERP nào để đạt lợi ích tối đa
6. Tổng kết
PHẦN MỀM ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise resource planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp cho các doanh nghiệp/tổ chức tự động hóa quy trình và quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách tối ưu hiệu suất hoạt động.

Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá linh hoạt để sử dụng.

ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán hàng … trên một nền tảng.
Link tham khảo: https://erp.cloudmedia.vn/

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP?

Hệ thống ERP hiện đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc quản lý nguồn lực của doanh nghiệp. Nó cung cấp khả năng giúp các nhà quản trị phân phối lại nguồn vốn, nhân sự và tài chính một cách ưu việt hoặc xây dựng các hoạt động kinh doanh, bán hàng hiệu quả, giúp các lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng thời điểm, đồng thời tiết kiệm chi phí nguồn lực, tiết kiệm thời gian mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc năng suất công việc.

Những lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

     1.    Tích hợp toàn diện

Trước khi ERP vào doanh nghiệp, hầu hết tại các doanh nghiệp, mỗi phòng ban đều sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng riêng lẻ sẽ tạo ra khó khăn cho người dùng trong quá trình kết nối dữ liệu, nhất là khi dữ liệu rất phức tạp và lớn. Hơn nữa, các phần mềm riêng lẻ cũng có thể thiếu đi sự tương thích, có thể dẫn đến xung đột.

Người quản trị muốn xem một báo cáo tổng thể phải chờ rất lâu để có sự tổng hợp từ các phòng ban, từ đó đưa ra quyết định trở nên chậm trễ….Để quản lý tất cả các phần mềm doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tiêu tốn nhiều nguồn lực. Với ERP, tất cả các phần mềm nhỏ lẻ đều được gộp lại, sử dụng và chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất, được phân quyền truy cập cho từng phòng ban đặc thù. Người quản trị dù ở bất ký nơi đâu cũng theo dõi và quản lý được doanh nghiệp của mình một cách tổng thể.
2.     Tự động hóa quy trình

Bằng cách tự động hóa các quy trình quan trọng như theo dõi tồn kho; bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc tạo hóa đơn, doanh nghiệp có thể thấy được sự gia tăng năng suất ở mọi cấp độ và tập trung hơn vào các chức năng nhiệm vụ mà không mất thời gian đối soát, xử lý số liệu.

Với khả năng tự động hóa các quy trình kinh doanh, ERP giúp giảm lỗi, tối ưu hóa hiệu suất làm việc, và giảm chi phí vận hành. Điều này mang lại lợi ích kép: tiết kiệm thời gian và tài nguyên, đồng thời tăng cường độ chính xác và hiệu quả.

3. Phân tích dữ liệu chuyên sâu giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chiến lược

Hệ thống ERP không chỉ là một nguồn dữ liệu, mà còn là một công cụ phân tích mạnh mẽ. Tính năng này cho phép doanh nghiệp chuyển dữ liệu lớn thành thông tin chi tiết, giúp lãnh đạo thấy rõ xu hướng, mô phỏng kịch bản và đưa ra những quyết định chiến lược thông minh.
4.    Đảm bảo sự minh bạch và chính xác

Thông tin về công việc và các dữ liệu quan trọng khác được lưu trữ trên một hệ thống ERP chung cho phép tất cả các bộ phận trong công ty truy cập và xem thông tin một cách minh bạch. Điều này không chỉ giúp hạn chế lỗi sai trong quá trình nhập thủ công mà còn giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên khi họ không cần nhập lại dữ liệu cho từng bộ phận. Sự minh bạch và chính xác giúp người quản lý đưa ra các quyết định chính xác, nhanh chóng.

    5.    Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực : 

Các tính năng như "danh sách công việc; lên công việc; giao việc; nhắc việc…" đóng một vai trò quan trọng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Tất cả đã có kế hoạch, mục tiêu với các quy trình có sẵn và phương pháp làm việc giúp cho người quản lý và nhân viên hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và ngăn chặn việc bỏ sót các nhiệm vụ. Ngoài ra, đây cũng là một công cụ giám sát công việc một cách hiệu quả từ thời gian triển khai cho tới kết quả hoàn thành.

Đặc biệt, các nhiệm vụ quan trọng có thể được triển khai và ưu tiên theo thời gian thực, giúp nhân viên điều chỉnh quy trình làm việc của họ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ trước khi kết thúc giờ làm việc. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, danh sách công việc tự động có thể cải thiện năng suất bằng cách dễ dàng gán nhiệm vụ cho nhân viên, giúp họ bắt đầu công việc một cách hiệu quả và tự động.

Và, ERP hỗ trợ quản lý nhân sự từ việc theo dõi hiệu suất đến tối ưu hóa lực lượng lao động. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì môi trường làm việc tích cực và năng động. 

6. Tăng hiệu suất làm việc:

Có rất nhiều cách để hệ thống ERP có thể hỗ trợ tăng cường năng suất làm việc tại doanh nghiệp. Và một trong những các yếu tố cơ bản đó chính là tự động hóa những công việc cơ bản, có tính chất lặp đi lặp lại để “giải phóng” nhân sự.

 Hệ thống ERP cũng có thể giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn bằng cách đơn giản hóa quy trình làm việc và giảm tải thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết. Với sự hỗ trợ của phần mềm, nhân viên có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp, nhân viên không cần tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin đó.

Sự tăng cường năng suất đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không cần phải tăng số lương nhân sự trong tổ chức. Bằng cách giảm bớt công việc thừa khỏi danh sách những việc cần làm của nhân viên, họ có thể được chuyển sang làm những công việc mới và tập trung vào các phần việc sử dụng chuyên môn, tăng hiệu suất làm việc và chất lượng công việc.

7. Tăng khả năng tương tác

Đối với hoạt động kinh doanh, giao tiếp đã được coi là yếu tố quan trọng, là chìa khóa dẫn đến hiệu quả và thành công của mọi doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao việc sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp vì nó sẽ cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp tốt nhất mà họ cần.

Kết nối các bộ phận và đội nhóm thông qua ERP cung cấp một cơ sở cho sự tương tác và giao tiếp tốt hơn. Nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái của các bộ phận khác để hỗ trợ quyết định của mình.

8. Tính linh hoạt cao

Ngày nay, nhân viên cảm thấy thoái mái hơn khi được sử dụng điện thoại thông minh, laptop,…để hoàn thành công việc hơn là sử dụng máy tính bàn tại công ty. Hệ thống ERP hiện đại đã được thiết kế để tương thích với các thiết bị có tính di động cao. Khi nhân viên truy cập hệ thống qua trang web, họ có thể mở tất cả các bảng điều khiển, báo cáo và các thông tin khác mà họ cần xem trên trình duyệt di động. Vì vậy, các nhà cung cấp hệ thống ERP đã phát triển giao diện phù hợp với các thiết bị di động, cung cấp cho người dùng trải nghiệp tốt hơn trên màn hình nhỏ. 

Nhân viên ở những địa điểm khác nhau có thể xem xét tình hình công việc của họ thông qua các thiết bị khác ngoài máy tính. Những ngân viên này có thể thực hiện các thao tác từ bình thường đến quan trọng (phê duyệt, theo dõi công việc, báo cáo…) thông qua giải pháp hệ thống ERP có giao diện thân thiện với thiết bị di động. 

9. Tiết kiệm chi phí và thời 



 





  Bài viết liên quan
  Đăng ký tư vấn
  Theo dõi zalo oa