Các chức năng cơ bản của ERP

Hệ thống ERP được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu xác định, duy nhất (lược đồ) thường có một cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được sử dụng trong toàn doanh nghiệp được chuẩn hóa và dựa trên các định nghĩa chung và trải nghiệm người dùng. Các cấu trúc cốt lõi này sau đó được kết nối với nhau với các quy trình kinh doanh được thúc đẩy bởi quy trình làm việc giữa các bộ phận kinh doanh (ví dụ: tài chính, nhân sự, kỹ thuật, tiếp thị, hoạt động), kết nối các hệ thống và những người sử dụng chúng. Nói một cách đơn giản, ERP là phương tiện để tích hợp con người, quy trình và công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại.

Ví dụ: hãy xem xét một công ty sản xuất ô tô bằng cách mua các bộ phận và linh kiện từ nhiều nhà cung cấp. Nó có thể sử dụng một hệ thống ERP để theo dõi yêu cầu và mua những hàng hóa này và đảm bảo rằng mỗi thành phần trong toàn bộ quy trình mua hàng phải trả sử dụng dữ liệu thống nhất và sạch sẽ được kết nối với quy trình công việc, quy trình kinh doanh, báo cáo và phân tích của doanh nghiệp. Khi ERP được triển khai đúng cách tại công ty sản xuất ô tô này, một bộ phận, chẳng hạn như “má phanh trước”, được xác định thống nhất theo tên bộ phận, kích thước, vật liệu, nguồn gốc, số lô, số bộ phận của nhà cung cấp, số sê-ri, chi phí và đặc điểm kỹ thuật , cùng với rất nhiều mục mô tả và theo hướng dữ liệu khác. Vì dữ liệu là mạch máu của mọi công ty hiện đại, nên ERP giúp việc thu thập, tổ chức, phân tích,

ERP cũng đảm bảo rằng các trường dữ liệu và thuộc tính này cuộn vào đúng tài khoản trong sổ cái chung của công ty để tất cả các chi phí được theo dõi và trình bày một cách chính xác. Nếu má phanh trước được gọi là "phanh trước" trong một hệ thống phần mềm (hoặc có thể là một tập hợp bảng tính), "má phanh" trong một hệ thống khác và "má trước" trong một phần ba, thì sẽ rất khó cho công ty sản xuất ô tô tìm ra số tiền chi tiêu hàng năm cho má phanh trước và liệu nó có nên chuyển nhà cung cấp hay thương lượng để có giá tốt hơn.

Một nguyên tắc chính của ERP là tập hợp dữ liệu trung tâm để phân phối rộng rãi. Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập với kho bảng tính bị ngắt kết nối vô tận , hệ thống ERP mang đến sự hỗn loạn để tất cả người dùng — từ CEO đến nhân viên phụ trách tài khoản thanh toán — có thể tạo, lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu thu được từ các quy trình chung. Với kho lưu trữ dữ liệu tập trung và an toàn, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và đầy đủ. Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quý đến báo cáo khoản phải thu chưa thanh toán mà không cần dựa vào bảng tính dễ xảy ra lỗi.

Giá trị kinh doanh của ERP

Không thể bỏ qua tác động của ERP trong thế giới kinh doanh ngày nay. Khi dữ liệu và quy trình của doanh nghiệp được chuyển thành hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể sắp xếp các phòng ban riêng biệt và cải thiện quy trình làm việc, dẫn đến tiết kiệm lợi nhuận đáng kể . Ví dụ về các lợi ích kinh doanh cụ thể bao gồm:

• Cải thiện thông tin chi tiết về doanh nghiệp từ thông tin thời gian thực được tạo bởi các báo cáo. 
  

• Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý và các phương pháp hay nhất. 

• Cộng tác nâng cao từ những người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng, yêu cầu và đơn đặt hàng.
  

• Cải thiện hiệu quả thông qua trải nghiệm người dùng chung trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng.
  

• Cơ sở hạ tầng nhất quán từ văn phòng sau đến văn phòng trước, với tất cả các hoạt động kinh doanh đều có giao diện giống nhau
  

• Tỷ lệ chấp nhận người dùng cao hơn từ trải nghiệm người dùng và thiết kế chung
  

• Giảm rủi ro thông qua cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và kiểm soát tài chính
  

• Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua các hệ thống thống nhất và tích hợp