ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning và đề cập đến các giải pháp phần mềm ERP được thiết kế để giúp quản lý các chức năng hàng ngày thông qua hợp lý hóa và tự động hóa các hoạt động hàng ngày, thường bao gồm Nhân sự, Tài chính và các bộ phận khác. Ban đầu, các giải pháp ERP được thiết kế cho các công ty sản xuất nhưng sau đó đã mở rộng sang các lĩnh vực khách sạn, chăm sóc sức khỏe, dịch vụ tài chính, chính phủ và giáo dục.
Ngành Giáo dục và Giải pháp ERP
Đối với ngành giáo dục, cụ thể hơn là các khu học chánh, được yêu cầu thu thập và báo cáo một lượng thông tin khổng lồ. Điều này thường liên quan đến mọi thứ, từ tuyển dụng nhân viên, vị trí tạm thời, nghỉ phép, nghỉ hưu, tài trợ, hồ sơ sinh viên thông tin có thể khiến bạn cảm thấy như vô tận.
Tùy thuộc vào quy mô của một trường học, họ có thể sử dụng bảng tính Excel, nhưng không nhiều. Với tất cả dữ liệu cần theo dõi, việc theo dõi và cập nhật tất cả thông tin đến từ các khu học chánh của bạn, bất kể quy mô, có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Ngoài ra, do tính chất nhạy cảm của việc quản lý trẻ em, cùng với tất cả các yêu cầu theo quy định, các khu học chánh bắt buộc phải có các hệ thống phù hợp để đảm bảo tính chính xác, quyền riêng tư và tuân thủ.
Lợi ích của giải pháp ERP
Cải thiện hiệu quả của quy trình: Lợi ích của giải pháp ERP có thể loại bỏ các quy trình lặp lại và có thể giảm đáng kể nhu cầu nhập dữ liệu theo cách thủ công, điều này không chỉ nâng cao năng suất của người dùng mà còn có thể loại bỏ khả năng dữ liệu không chính xác và các lỗi tốn kém cho trường học của bạn.
Quy trình hợp lý hóa: Phần mềm ERP tự động hóa hoạt động trên tất cả các phòng ban, cung cấp thông tin chính xác, theo thời gian thực cho mọi người có quyền truy cập vào giải pháp. ERP tăng hiệu quả và năng suất bằng cách giúp người dùng điều hướng các quy trình phức tạp, ngăn chặn việc nhập lại dữ liệu và cải thiện các chức năng như quản lý nhân viên, hồ sơ sinh viên và bảng lương, cho phép các quy trình được sắp xếp hợp lý và hiệu quả xuyên suốt.
Dự báo chính xác: Phần mềm ERP cung cấp cho người dùng các công cụ họ cần để tạo dự báo chính xác hơn. Điều này giúp người dùng phần mềm suy nghĩ trước và lập kế hoạch phù hợp cho những gì họ cần từ tài nguyên nhân sự đến quản lý thỏa thuận tập thể. Thêm vào đó, vì thông tin trong ERP càng chính xác càng tốt và cập nhật theo thời gian thực, nó mang lại cho hội đồng quản trị cơ hội đưa ra các ước tính thực tế và dự báo hiệu quả hơn.
Hợp tác giữa các phòng ban: Sự hợp tác giữa các phòng ban là một phần quan trọng và thường cần thiết trong việc điều hành một học khu hoặc phân hiệu. Với dữ liệu được nhập vào công cụ phần mềm ERP của bạn, không có lý do gì mà các phòng ban không thể làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và cộng tác bất cứ khi nào cần. Phần mềm ERP có thể chạm vào hầu hết mọi khía cạnh của quản lý trường học, do đó thúc đẩy các nỗ lực hợp tác, liên ngành.
Thông tin tích hợp: Phần mềm ERP có thể hoạt động như một trung tâm trung tâm cho tất cả các thông tin quan trọng mà khu học chánh của bạn cần để duy trì hoạt động hàng ngày. Không còn vấn đề với dữ liệu trải rộng trên các cơ sở dữ liệu riêng biệt; tất cả thông tin được đặt trong một vị trí duy nhất. Điều này có nghĩa là bạn có thể tích hợp các nền tảng khác trong phần mềm ERP của mình, giữ cho dữ liệu nhất quán và chính xác. Cũng không cần phải lo lắng về việc liệu thông tin mà bạn đang sử dụng từ hệ thống có chính xác hay không, vì nó được cập nhật theo thời gian thực trên diện rộng. Điều này cải thiện độ chính xác của dữ liệu của bạn, loại bỏ các lỗi tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
Tuân thủ quy định: Một lợi ích của phần mềm ERP phù hợp, thường không được chú ý, là mức độ liên kết của nó với việc tuân thủ quy định trong giáo dục. Các nền tảng ERP mạnh mẽ được thiết kế để theo dõi các quy định và giám sát các thay đổi trong việc tuân thủ. Điều này cho phép người dùng theo kịp mọi luật, quy định, hướng dẫn và thông số kỹ thuật đang thay đổi liên quan đến các thỏa thuận tập thể .
Báo cáo tùy chỉnh: Với khả năng báo cáo được cải thiện, các bảng có thể phản hồi các yêu cầu dữ liệu phức tạp dễ dàng hơn. Đồng thời, người dùng có thể tự chạy các báo cáo của mình mà không cần nhờ đến sự trợ giúp của bộ phận CNTT, tiết kiệm thời gian để sử dụng cho các dự án khác.
Tiết kiệm chi phí: Phần mềm ERP có thể giảm 23% chi phí vận hành và 22% chi phí hành chính. Với một nguồn thông tin thời gian thực duy nhất và giảm chi phí hành chính và hoạt động, điều này cho phép các khu học chánh chuyển tiền vào các lĩnh vực rất cần thiết khác. Phần mềm ERP cũng cho phép các khu học chánh trở nên thông minh hơn trong việc tiết kiệm và chi tiêu khi cần thiết.