EasySalon, Tự tin mở rộng kinh doanh khi triển khai hệ thống ERP

CÁC KHÓ KHĂN KHIẾN EASYSALON CHỌN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP

1. Nhu cầu mở rộng nhanh chóng: Tốc độ phát triển nhanh, khối lượng dữ liệu tăng mạnh với hơn 5000 hợp đồng đã được ký kết và đang thực hiện, nhưng hệ thống quản trị hiện có lỗi thời, rời rạc, không đáp ứng được nhu cầu phát triển của kinh doanh. Easysalon cần hệ thống quản lý mạnh mẽ để đáp ứng tốt với sự phát triển nhanh trong giai đoạn mới.

2. Hệ thống quản trị rời rạc: Hệ thống quản trị phân tán trên nhiều ứng dụng, dẫn đến dữ liệu không đồng nhât, quản lý khó khăn, thông tin chậm. Ban quản trị không có dữ liệu ra quyết định, phát triển. Không có hệ thống báo cáo, theo dõi hiệu quả theo thời gian thực.

3. Công việc chồng chéo, năng suất thấp: Công việc quản lý chồng chéo, dữ liệu thiếu đồng bộ, các công việc trùng lắp ở nhiều bộ phận, mất nhiều thời gian tra soát, đối chiếu xử lý dẫn đến hiệu quả công việc thấp.

4. Hàng hóa thất thoát, không đồng bộ: Chưa có hệ thống quản lý hàng tồn kho, quản lý logistic. Gây thất thoát, lãng phí hàng hóa, việc điều hành chậm, không đảm bảo được tuyến cung ứng hàng hoá

Easysalon tìm giải pháp để giải quyết những thách thức trên, tăng cường khả năng quản lý, nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình để đáp ứng được mục tiêu phát triển.

QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Easysalon lựa chọ Cloudmedia triển khai dự án hệ thống ERP trên nền tảng ODOO với các module chức năng sau: Quản lý KH, CSKH, Bán hàng, thuê bao hàng kỳ, quản lý kho, kế toán, mua hàng. Quá trình triển khai được thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Kickoff meeting:

Hai bên thống nhất việc triển khai, các đầu mối phối hợp, kế hoạch triển khai, lập ra các giai đoạn triển khai. Buổi họp này rất quan trọng để các bên thống nhất được phương pháp và việc phối hợp giữa hai bên, thống nhất các giai đoạn triển khai, phương thức thực hiện.

Bước 2: Thu thập thông tin và lấy yêu cầu:

CloudMedia làm việc trực tiếp với từng phòng ban của Easysalon để nắm rõ quy trình làm việc thực tế, các khó khăn đang gặp phải và mong muốn của khách hàng khi áp dụng hệ thống mới. Đây là giai đoạn thách thức của dự án khi CloudMedia phải tập trung khai thác toàn bộ thông tin cần thiết của khách hàng để có đủ dữ liệu xây dựng giải pháp, phân tích sự khác nhau giữa nhu cầu và các chức năng hiện có của hệ thống.

Bước 3: Phân tích và xác nhận các yêu cầu

Sau khi hoàn thành việc thu thập thông tin, mong muốn của Easysalon, CloudMedia tiến hành phân tích yêu cầu, xây dựng giải pháp dựa trên yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của hệ thống, từ đó đưa ra được quy trình thống nhất và xác nhận với khách hàng.

Bước 4: Thiết lập và triển khai các chức năng 

Cloudmedia xây dựng hệ thống dựa trên quy trình đã thống nhất với khách hàng và theo kế hoạch triển khai đã xác nhận. Đội ngũ của Cloudmedia triển khai cài đặt chức năng, và thống nhất các kết quả với đội ngũ phối hợp Easysalon.

Bước 5: Kiểm thử chức năng

Các chức năng sau khi hoàn thiện được kiểm thử bởi đội ngũ kiểm soát chất lượng của CloudMedia. Sau đó được tiến hành kiểm thử với khách hàng trong giai đoạn UAT (User Acceptance Testing) được thực hiện bởi khách hàng chính (key-user) và CloudMedia. Đây là giai đoạn khó khăn nhất trong quy trình triển khai dự án vì đây là lúc người dùng được trực tiếp thao tác với phần mềm mới và từng bước làm quen.

Bước 6: Đào tạo sử dụng

Các chức năng sau khi được kiểm thử, kết quả đáp ứng sẽ được đội ngũ CloudMedia đào tạo sử dụng cho những người dùng cuối (end-user) để nắm rõ chức năng vận hành hệ thống. Cloudmedia xây dựng tài liệu hướng dẫn và có các buổi đào tạo hướng dẫn cho đội ngũ nhận bàn giao từ khách hàng.

Bước 7: Chạy thử

Sau khi người dùng nắm rõ cách sử dụng phần mềm, hệ thống sẽ được đưa vào chạy thử nghiệm, chuyển dữ liệu cũ của khách hàng lên hệ thống mới, và cho Khách hàng làm quen với hệ thống mới. CloudMedia hỗ trợ trực tiếp trong giai đoạn vận hành và hỗ trợ kỹ thuật nếu có.

Bước 8: Golive và support.

Sau quá trình chạy thử nghiệm hoàn thành, hệ thống được chuyển qua giai đoạn chạy thực tế và hỗ trợ vận hành. Đây là lúc Easysalon chuyển qua thao tác toàn bộ trên hệ thống mới với sự hỗ trợ vận hành trực tiếp từ CloudMedia.