Hồng trà Ngô Gia tiết kiệm hơn 30% nguồn lực
    khi triển khai hệ thống ERP

    Tên doanh nghiệp: NGO GIA TEA CO., LTD ( https://wujiateavn.com/ )

    Địa điểm: Việt Nam 

    Ngành: F&B

    Quy mô: 150 người

    Công ty cung cấp giải pháp: CLOUDMEDIA CO., LTD ( https://erp.cloudmedia.vn/ )

    Các chức năng/phân hệ triển khai: Portal đặt hàng, sản xuất, bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý vận chuyển, đội xe, mua hàng, quản lý nhân sự, chấm công, kế toán, tính lương


    Thông tin về triển khai chuỗi cửa hàng

    Tổng quan về Hồng trà Ngô Gia 

    Hồng Trà Ngô Gia là chuỗi cửa hàng trà truyền thống của Đài Loan đã có mặt tại miền Nam Việt Nam năm 2019, nhanh chóng trở thành một đơn vị hàng đầu với chuỗi 300 cửa hàng nhượng quyền thương hiệu khu vực các tỉnh phía nam. Với thế mạnh là hương liệu trà thơm ngon, tự nhiên, tốt cho sức khỏe nên Hồng Trà Ngô Gia được hết sức ưa chuộng và phát triển nhanh chóng ở Việt Nam.
    https://wujiateavn.com/

    Những khó khăn khiến Hồng trà Ngô Gia chọn triển khai hệ thống ERP

    1. Nhu cầu mở rộng nhanh chóng:  

    Tốc độ phát triển nhanh, nhưng hệ thống quản trị hiện có lỗi thời, rời rạc, không đáp ứng được nhu cầu phát triển của kinh doanh. Ngô Gia cần hệ thống quản lý mạnh mẽ để đáp ứng tốt với sự phát triển nhanh trong giai đoạn mới.

    2. Hệ thống quản trị rời rạc:

    Hệ thống quản trị phân tán, các phần chức năng không liên kết với nhau, dữ liệu không đồng nhất, nên việc quản lý khó khăn, chậm chạp. Ban quản trị không có dữ liệu ra quyết định, phát triển. Không có hệ thống báo cáo, theo dõi hiệu quả theo thời gian thực.

    3. Công việc chồng chéo, năng suất thấp:  

    Công việc quản lý chồng chéo, dữ liệu sai lệnh, các công việc lặp đi lặp lại ở nhiều bộ phận, thời gian xử lý, báo cáo lớn làm hiệu suất công việc thấp.

    4. Không quản lý được hàng tồn kho: 

    Chưa có hệ thống quản lý hàng tồn kho, quản lý logistic nên gây thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu, việc điều hành chậm.

    Hồng Trà Ngô Gia tìm giải pháp để giải quyết những thách thức trên, tăng cường khả năng quản lý, nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình để đáp ứng được mục tiêu phát triển

    Những mong muốn của Hồng trà Ngô Gia

    Mong muốn một hệ thống phần mềm quản trị trên một nền tảng để tăng đạt được các mục tiêu sau:

    1. Hệ thống quản trị toàn diện, tập trung: 
    Xây dựng hệ thống quản trị mạnh mẽ, tập trung giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp.

    2. Tiết kiệm và nâng cao hiệu suất công việc:
    Sử dụng hệ thống để tự động hóa các quy trình, giảm yêu cầu về nhân sự và tăng hiệu suất làm việc.

    3. Mở rộng và phát triển doanh nghiệp:
    Hệ thống phần mềm quản trị tập trung, báo cáo tường mình, theo thời gian thực hỗ trợ việc ra báo cáo và quyết định phát triển khinh doanh.

    4. Tối ưu hóa chi phí:
    Giảm chi phí nhân công, chi phí vốn, và chi phí hoạt động thông qua sự hiệu quả.

      


    Lựa chọn hệ thống ERP

    Qua quá trình tham khao các giải pháp và đối tác, Hồng Trà Ngô Gia lựa chọn hệ thống ERP trên nền tảng ODOO với tiêu chí: 

    Hệ thống  sử dụng rộng rãi, có platform vững mạnh, được triển khai nhiều, dễ dạng mở rộng và không phụ thuộc vào đối tác. Hồng trà Ngô gia đã lựa chọn hệ thống ERP trên nền tảng ODOO.

    Đơn vị triển khai:
    Phải có kinh nghiệm, năng lực và tiêu chi bền vững, đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài. CloudMedia là đơn vị có hơn 8 năm kinh nghiệm, trong lĩnh vực công nghệ thông tin, và đội ngũ có kinh nghiệm. Chi phí triển khai phù hợp, làm chủ được hệ thống ERP ODOO.


    Thực hiện dự án

    Hồng Trà Ngô Gia lựa chọn Cloudmedia triển khai dự án hệ thống ERP trên nền tảng ODOO với các module chức năng sau: Portal Đặt hàng, quản lý bán hàng, Quản lý kho hàng và vận chuyển, Quản lý mua hàng và sản xuất, Quản lý tài chính, Quản lý nhân sự, Chấm công và Tính lương. Quá trình triển khai được thực hiện theo quy trình sau:

    Bước 1: Kickoff meeting:
    Hai bên thống nhất việc triển khai, các đầu mối phối hợp, kế hoạch triển khai, lập ra các giai đoạn triển khai. Buổi họp này rất quan trọng để các bên thống nhất được phương pháp và việc phối hợp giữa hai bên, thống nhất các giai đoạn triển khai, phương thức thực hiện.

    Bước 2: Thu thập thông tin và lấy yêu cầu: 

    CloudMedia làm việc trực tiếp với từng phòng ban của Hồng Trà Ngô Gia để nắm rõ quy trình làm việc thực tế, các khó khăn đang gặp phải và mong muốn của khách hàng khi áp dụng hệ thống mới. Đây là giai đoạn thách thức của dự án khi CloudMedia phải tập trung khai thác dược toàn bộ thông tin cần thiết của khách hàng để có đủ dữ liệu xây dựng giải pháp, phân tích sự khác nhau giữa nhu cầu và các chức năng hiện có của hệ thống. 

    Bước 3: Phân tích và xác nhận các yêu cầu

    Sau khi hoàn thành việc thu thập thông tin, mong muốn của Hồng trà Ngô Gia, CloudMedia tiến hành phân tích yêu cầu, xây dựng giải pháp dựa trên yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của hệ thống, từ đó đưa ra được quy trình thống nhất và xác nhận với khách hàng.

    Bước 4: Thiết lập và triển khai các chức năng

    Cloudmedia xây dựng hệ thống dựa trên quy trình đã thống nhất với khách hàng và theo kế hoạch triển khai đã xác nhận. Đội ngũ của Cloudmedia vừa triển khai chức năng, và thống nhất các kết quả với đội ngũ Ngô Gia.

    Những module quản lí mà CloudMedia đã triển khai thành công cho hệ thống chuỗi cửa hàng Hồng trà Ngô Gia

    Bước 5: Kiểm thử chức năng

    Các chức năng sau khi hoàn thiện được kiểm thử bởi đội ngũ kiểm soát chất lượng của CloudMedia. Sau đó được tiến hành kiểm thử với khách hàng trong giai đoạn UAT (User Acceptance Testing) được thực hiện bởi khách hàng chính (key-user) và CloudMedia. Đây là giai đoạn khó khăn nhất trong quy trình triển khai dự án vì đây là lúc người dùng được trực tiếp thao tác với phần mềm mới và từng bước làm quen với nó. 

    Bước 6: Đào tạo sử dụng

    Các chức năng sau khi được người dùng chấp nhận sẽ được đội ngũ CloudMedia đào tạo sử dụng cho những người dùng cuối (end-user) để nắm rõ chức năng vận hành hệ thống. Độ ngủ Cloudmedia xây dựng tài liệu hướng dẫn và có các buổi đào tạo hướng dẫn online, offline cho đội ngủ quản lý của khách hàng.

    Bước 7: Chạy thử

    Sau khi người dùng nắm rõ cách sử dụng phần mềm, hệ thống sẽ được đưa vào chạy thử nghiệm, chuyển dữ liệu cũ của khách hàng lên hệ thống mới, và cho khách hàng làm quen với hệ thống mới. CloudMedia hỗ trợ trực tiếp trong giai đoạn vận hành và hỗ trợ kỹ thuật nếu có. 

    Bước 8: Golive và support

    Sau quá trình chạy thử nghiệm hoàn thành, hệ thống được chuyển qua giai đoạn chạy thực tế và hỗ trợ vận hành. Đây là lúc Hồng trà Ngô Gia chuyển qua thao tác toàn bộ trên hệ thống mới với sự hỗ trợ vận hành trực tiếp từ CloudMedia. 

    Kết quả và lợi ích khách hàng thu được

    Quy trình công việc rõ ràng  

    • Hoạt động của doanh nghiệp được tổ chức theo luồng quy trình cụ thể, tối ưu hiệu quả công việc.

    • Công việc được phân công rõ ràng: tránh việc trùng lặp công việc cho nhân sự, đảm bảo hoàn thành công việc.

    Đồng bộ dữ liệu trên toàn hệ thống

    • Dữ liệu được đồng bộ giữa các phòng ban, trong toàn bộ doanh nghiệp và có thể truy xuất mọi lúc mọi nơi

    • Giúp người quản lý và lãnh đạo có thể nắm bắt toàn cảnh công việc ở mọi thời điểm và đưa ra các quyết định chính xác nhất để tối ưu quy trình làm việc.

    • Tiết kiệm chi phí quản trị

    • Quy trình nghiệp vụ tinh gọn: Các nghiệp vụ được tự động hóa và đơn giản hóa bằng hệ thống ERP, giảm tải khối lượng công việc và chi phí quản lý.

    Tiết kiệm chi phí quản lý

    • Quy trình nghiệp vụ tinh gọn: Các nghiệp vụ được tự động hóa và đơn giản hóa bằng hệ thống ERP, giảm tải khối lượng công việc và chi phí quản lý.

    Nâng cao hiệu quả công việc

    • Giảm thiểu các công việc thủ công, lưu trữ giấy tờ,... từ đó tối ưu công việc cho nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc.

    • Hệ thống giúp người quản lí đánh giá chính xác hiệu quả công việc của từng nhân viên, đưa ra chế độ lương thưởng hợp lí. 

    Cảm nhận của khách hàng

    Hệ thống ERP đã giúp chúng  ------.


     Anh Văn - Trợ lý Tổng Giám đốc - Hồng trà Ngô Gia

    Liên hệ vơi chúng tôi để được tư vấn giải pháp tối ưu hóa chi phí quản trị doanh nghiệp và phát triển vượt bậc đối thủ! 

    Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí: 

    Hotline: 0852 520 242

    Email: info@cloudmedia.com

    Văn phòng: 18 Đào Duy Anh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh

    TRẢI NGHIỆM NGAY PHẦN MỀM TẠI ERP CLOUDMEDIA HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

    Khởi tạo nhanh chóng

    Giao diện thân thiện và quy trình sử dụng thuận tiện, giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và không gặp rắc rối.

    Giải pháp thực tế

    Phần mềm cung cấp công cụ tiên tiến để tối ưu hóa quản lý tài nguyên doanh nghiệp.

    Tư vấn chuyên sâu

    Bạn nhận được sự hỗ trợ và tư vấn để tận dụng tối đa tính năng phần mềm cho nhu cầu cụ thể của bạn.

    Hỗ trợ kỹ thuật 24/7

    ERP CloudMedia cam kết cung cấp hỗ trợ sau khi trải nghiệm, đảm bảo bạn sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

    ĐĂNG KÝ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ

    Nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp với hệ thống ERP

    Cảm ơn bạn đã phản hồi

    CloudMedia sẽ nhắn tin lại cho bạn sớm nhất có thể. Trong lúc chờ đợi, chúng tôi mời bạn ghé thăm trang web của chúng tôi.