SGC: Để triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp thực sự hiệu quả, đúng nhu cầu cần đơn vị triển khai chuyên nghiệp.  

CÁC KHÓ KHĂN CỦA SGC

SGC đang sử dụng hệ thống ERP trên nền tảng Odoo mã nguồn mở song đang gặp các khó khăn việc vận hành, do dữ liệu không đông nhất, quy trình triển khai không chuẩn, không đúng, Không đưa ra được báo cáo đồng bộ, không có dữ liệu để ra quyết định.

Vấn đề của SGC:

1. Tự triển khai nội bộ và sử dụng theo bản tiêu chuẩn của Odoo 

SGC đã tự triển khai hệ thống ODOO cho công ty mình, do không phải là đơn vị chuyên nghiệp về triển khai phần mềm, công nghê thông tin nên không nắm rõ các tính năng của hệ thống ODOO, không có quy trình triển khai và các quy chuẩn kết nối dữ liệu. Nên khi triển khai không đáp ứng được hoàn toàn các công việc đặc thù của công ty, và dữ liệu tạo ra không đồng bộ, không kết nối được với nhau.

SGC mất rất nhiều thời gian và chi phí để tìm hiểu về Erp Odoo, triển khai không hiệu quả, không đúng với chức năng, yêu cầu của doanh nghiệp.

2. Rủi ro khi cài đặt và cấu hình

Vận hàng thường xuyên xảy ra lỗi hệ thống, không có đội ngũ chuyên môn xử lý, mất thời gian vận hành. Hậu quả: Gián đoạn hoạt động, mất dữ liệu, tăng chi phí chỉnh sửa.

Không có đội ngũ chuyên gia hướng dẫn cách sử dụng, hỗ trợ triển khai thay đổi. Nhân viên khó tiếp cận hệ thống, hiệu suất làm việc giảm.

3. Vừa tìm hiểu vừa vận hành 

Vì không nắm rõ hệ thống, SGC vừa tìm hiểu tính năng và vừa áp dụng vào hệ thống vận hành, dẫn đến hệ thống chứa nhiều dữ liệu kiểm thử, dữ liệu nháp, dẫn đến báo cáo dữ liệu sai sót, không phục vụ được mục đích quản trị

QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

SGC lựa chọn Cloudmedia triển khai dự án hệ thống ERP trên nền tảng ODOO với các module chưc năng sau: Website, Bán hàng, CRM, Phê duyệt, Quản lý hợp đồng, Mua hàng, Quản lý kho, Dự án, Kế toán, Mua hàng, Nhân sự, Khảo sát,...Quá trình triển khai được thực hiện theo quy trình sau: 

Bước 1: Kickoff meeting

Hai bên thống nhất việc triển khai, các đầu mối phối hợp, kế hoạch triển khai, lập ra các giai đoạn triển khai. Buổi họp này rất quan trọng để các bên thống nhất được phương pháp và việc phối hợp giữa hai bên, thống nhất các giai đoạn triển khai, phương thức thực hiện.

Bước 2: Khảo sát lại hệ thống, thu thập thông tin và lấy yêu cầu:

CloudMedia làm việc trực tiếp với từng phòng ban của SGC để nắm rõ quy trình làm việc thực tế, các chức năng hiện tại của hệ thống, các khó khăn đang gặp phải và mong muốn của khách hàng khi áp dụng hệ thống mới. Đây là giai đoạn thách thức của dự án khi CloudMedia phải tập trung khai thác toàn bộ thông tin cần thiết của khách hàng để có đủ dữ liệu xây dựng giải pháp, phân tích sự khác nhau giữa nhu cầu và các chức năng hiện có của hệ thống.

Bước 3: Phân tích, xác nhận các yêu cầu, xây dựng quy trình

Sau khi hoàn thành việc thu thập thông tin, mong muốn của SGC, CloudMedia tiến hành phân tích yêu cầu, xây dựng giải pháp, xây dựng quy trình dựa trên yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của hệ thống, từ đó đưa ra được quy trình thống nhất và xác nhận với khách hàng.

Bước 4: Thiết lập và triển khai các chức năng

Cloudmedia xây dựng hệ thống dựa trên quy trình đã thống nhất với khách hàng và theo kế hoạch triển khai đã xác nhận. Đội ngũ của Cloudmedia triển khai cài đặt chức năng, và thống nhất các kết quả với đội ngũ phối hợp SGC. Cloudmedia tiến hành hiệu chỉnh hệ thống, trên quy trình chuẩn đã được xác nhận của khách hàng.

Bước 5: Kiểm thử chức năng

Các chức năng sau khi hoàn thiện được kiểm thử bởi đội ngũ kiểm soát chất lượng của CloudMedia. Sau đó được tiến hành kiểm thử với khách hàng trong giai đoạn UAT (User Acceptance Testing) được thực hiện bởi khách hàng chính (key-user) và CloudMedia. Đây là giai đoạn khó khăn trong quy trình triển khai dự án vì đây là lúc người dùng được trực tiếp thao tác với phần mềm mới và từng bước làm quen.

Bước 6: Đào tạo sử dụng

Các chức năng sau khi được kiểm thử, kết quả đáp ứng sẽ được đội ngũ CloudMedia đào tạo sử dụng cho những người dùng cuối (end-user) để nắm rõ chức năng vận hành hệ thống. Cloudmedia xây dựng tài liệu hướng dẫn và có các buổi đào tạo hướng dẫn cho đội ngũ nhận bàn giao từ khách hàng.

Bước 7: Chạy thử

Sau khi người dùng nắm rõ cách sử dụng phần mềm, hệ thống sẽ được đưa vào chạy thử nghiệm, chuyển dữ liệu cũ của khách hàng lên hệ thống mới, và cho Khách hàng làm quen với hệ thống mới. CloudMedia hỗ trợ trực tiếp trong giai đoạn vận hành và hỗ trợ kỹ thuật nếu có.

Bước 8: Golive và support

Sau quá trình chạy thử nghiệm hoàn thành, hệ thống được chuyển qua giai đoạn chạy thực tế và hỗ trợ vận hành. Đây là lúc SGC chuyển qua thao tác toàn bộ trên hệ thống mới với sự hỗ trợ vận hành trực tiếp từ CloudMedia.