Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một nền tảng mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các phần thiết yếu trong doanh nghiệp của họ. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện việc lập kế hoạch nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để điều hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất.
Một hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp việc lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự,...
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Bạn có thể coi hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là chất keo kết dính các hệ thống máy tính khác nhau của một tổ chức lớn. Nếu không có ứng dụng ERP, mỗi bộ phận sẽ có hệ thống được tối ưu hóa cho các nhiệm vụ cụ thể của mình. Với phần mềm ERP, mỗi bộ phận vẫn có hệ thống của mình, nhưng tất cả các hệ thống đều có thể được truy cập thông qua một ứng dụng với một giao diện.
ERP hoạt động như thế nào?
ERP đã phát triển qua nhiều năm từ các mô hình phần mềm truyền thống sử dụng máy chủ vật lý của khách hàng và hệ thống nhập thủ công sang phần mềm dựa trên đám mây với quyền truy cập từ xa, dựa trên web. Nền tảng này thường được duy trì bởi công ty đã tạo ra nó, với các công ty khách hàng thuê dịch vụ do nền tảng này cung cấp.
Các doanh nghiệp chọn các ứng dụng mà họ muốn sử dụng. Sau đó, công ty lưu trữ tải các ứng dụng lên máy chủ mà khách hàng đang thuê và cả hai bên bắt đầu làm việc để tích hợp các quy trình và dữ liệu của khách hàng vào nền tảng.
Sau khi tất cả các phòng ban được liên kết với hệ thống, tất cả dữ liệu được thu thập trên máy chủ và ngay lập tức có sẵn cho những người được phép sử dụng. Các báo cáo có thể được tạo bằng số liệu, biểu đồ hoặc hình ảnh trực quan khác và hỗ trợ khách hàng có thể cần để xác định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và các phòng ban.
Lợi ích của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Các doanh nghiệp sử dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vì nhiều lý do, chẳng hạn như mở rộng, giảm chi phí và cải thiện hoạt động. Những lợi ích được tìm kiếm và nhận ra giữa các công ty có thể khác nhau.
Cải thiện độ chính xác và năng suất
Tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh giúp loại bỏ sự dư thừa và cải thiện độ chính xác cũng như năng suất. Ngoài ra, các phòng ban với các quy trình được kết nối với nhau có thể đồng bộ hóa công việc để đạt được kết quả nhanh hơn và tốt hơn.
Cải thiện báo cáo
Một số doanh nghiệp được hưởng lợi từ báo cáo dữ liệu thời gian thực nâng cao từ một hệ thống nguồn duy nhất. Báo cáo chính xác và đầy đủ giúp các công ty lập kế hoạch, ngân sách, dự báo đầy đủ và truyền đạt tình trạng hoạt động cho tổ chức và các bên quan tâm, chẳng hạn như các cổ đông.
Tăng hiệu quả
ERP cho phép doanh nghiệp truy cập nhanh thông tin cần thiết cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Điều này góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên, tỷ lệ phản hồi nhanh hơn và tăng tỷ lệ chính xác. Ngoài ra, các chi phí liên quan thường giảm khi công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Tăng cường hợp tác
Các phòng ban có khả năng cộng tác và chia sẻ kiến thức tốt hơn, lực lượng lao động mới được phối hợp có thể cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên vì nhân viên có thể thấy rõ hơn từng nhóm chức năng đóng góp như thế nào vào sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Ngoài ra, các nhiệm vụ thủ công và nặng nhọc được loại bỏ, cho phép nhân viên phân bổ thời gian của họ cho công việc một cách hợp lý hơn.
Điểm yếu của ERP
Một hệ thống ERP không phải lúc nào cũng loại bỏ được sự kém hiệu quả trong doanh nghiệp hoặc cải thiện mọi thứ. Công ty có thể cần phải suy nghĩ lại về cách tổ chức hoặc rủi ro với các công nghệ không tương thích.
Các hệ thống ERP thường không đạt được các mục tiêu ảnh hưởng đến việc cài đặt chúng do công ty không muốn từ bỏ các quy trình làm việc cũ. Một số công ty cũng có thể miễn cưỡng từ bỏ phần mềm cũ vẫn hoạt động tốt trong quá khứ. Điều quan trọng là ngăn các dự án ERP bị chia thành các dự án nhỏ hơn, điều này có thể dẫn đến vượt chi phí.